Roberts regler för speciella möten

Särskilda möten är, väl, speciella. Enligt Robert's Rules kallas de endast om 1) något viktigt kommer upp som måste behandlas före nästa ordinarie möte, eller 2) en viss affärsmässig fråga är tillräckligt viktig att det måste vara den exklusiva orsaken till hela mötet.

När du är upptagen, så var speciella möten bättre viktiga, eller hur? Nu, eftersom dessa möten är speciella, är meddelandet om att de är speciella också. Du måste ta lite mer omsorg med meddelanden för speciella möten än vad du gör för regelbundna möten.

För att vara på den säkra sidan och för att eliminera tvivel bör du alltid föreskriva skriftligt meddelande om att särskilda möten ska skickas inom en viss tidsram före mötet. Till exempel kan dina stadgar ange "Meddelande om särskilda möten ska skickas till medlemmarna minst 14 dagar men inte mer än 30 dagar före mötet. "

Det aktuella intervallet för meddelande varierar beroende på storleken på din grupp och distansmedlemmarna måste resa. Den viktiga punkten är att tidsfristen för att skicka meddelandet måste vara rimligt, och alla måste kunna få meddelandet i tid för att ordna sina scheman för att delta i mötet.

Alla uppsägningsprinciper för regelbundna möten är fortfarande sanna för särskilda möten.

Du kan inte hålla särskilda möten om dina stadgar inte föreskriver dem. Kontrollera dina stadgar innan du oroar dig för speciella möten.

Ringa ett särskilt möte

Om du behöver ha ett möte före nästa ordinarie möte, fortsätt och gör det. Men var noga med att det är viktigt och kan inte vänta. Och försök inte täcka något mer än vad som är absolut nödvändigt. Skriv ditt meddelande, inkludera relevanta detaljer, och få ut meddelandet så långt i förväg som möjligt. (Förhoppningsvis dikterar dina stadgar ledtidskraven för särskilda mötesmeddelanden. Om inte, måste du ändra stadgarna för att inkludera denna information.)

Utarbeta det särskilda mötesmeddelandet

Gör ditt meddelande enkelt och till rätta. Ämnet för mötet måste vara så bråttom att det inte kan vänta. Försök inte göra någonting annat på detta möte. Skriv bara ner exakt vad du behöver adressera och få meddelande i posten.

Antag att Peter Piper bara ansökt om medlemskap på panelen med parched peanut Purveyors. Piper lovade att plocka en peck av sylt paprikor för var och en av dina paneldeltagare om han har tillåtelse att begära en position på panelen före den tid då hans syltpipa lappar ut.

Pickled peppers torr på vinstocken långt före ditt nästa ordinarie möte. Du vill verkligen att Piper ska tillhöra klubben: Inte bara är han en tålamod och prestige, men du och de andra paneldeltagarna har postulerat att utsikterna för sylt paprikor fyllda med rynkade jordnötter är en lönsam möjlighet. Möjligheten att presentera Piper på panelen och tillåta sitt löfte att kanske vinna panelen kräver ett speciellt möte.

I enlighet med bestämmelserna i dina stadgar ringer du till ett särskilt möte och skickar ett meddelande till alla röstande medlemmar i panelen som lyder som följer:

Panelen för uthuggade jordnötter

Meddelande om det särskilda mötet

Ett speciellt möte i panelen Peanut Purveyors kommer att hållas på jordnötsplåten den 22 mars kl. 3.00 s. m. att läsa Peter Pipers framställan och prognosera om möjligheten att tillåta Piper att hålla ett permanent inlägg på vår panel.

Vänligen planera att delta.

Med vänliga hälsningar,

Lilbo Peep

Sekreterare

Så länge ett kvorum är närvarande (det minsta antalet röster som krävs för att vara närvarande för att giltigt bedriva verksamhet i namnet av församlingen), och förutsatt att en majoritet av paneldeltagarna antar förslaget, kommer Peter Pipers framställan att passera. Det faktum kommer då att läggas i panelens arbete.

Särskilda möten kräver alltid tidigare meddelande. Anmälan om särskilda möten måste inte bara innehålla datum, tid, plats och plats, men måste också ange alla verksamheter som ska ingå i mötet. Ingenting annat än denna verksamhet och de olika förslag som tillåter mötet att ta hand om denna verksamhet kan övervägas vid ett särskilt möte om det inte ingår i meddelandet.

Var noga med att bara ringa till speciella möten när något måste behandlas före nästa ordinarie möte. Din tid är viktig, så använd det här verktyget medvetet. Spara allt som kan vänta på nästa ordinarie möte.