Hålla ett Kickoff konferenssamtal för din vitbok

Ett kickoff konferenssamtal är en av de magiska kulorna i en framgångsrikt vitboksprojekt. Detta kan spara veckor av stress, kommunikationsnedbrytningar, bortkastad ansträngning, skrot och omarbeta. Att hålla ett kickoff-konferenssamtal skapar gemensamma förväntningar bland alla på projektet, främjar harmoni på ett team och reducerar dramatiskt en av de vanligaste problemen som författare rapporterar: förändringar i riktning halvvägs genom ett vitt papper.

Flera viktiga saker händer under detta steg:

  • Klienten bekräftar tillgängligheten för alla granskare; detta minskar risken för att någon är frånvarande för mycket av processen men uppkommer i slutet med olika åsikter.

  • Hela laget granskar alla viktiga parametrar i vitboken, inklusive publiken, syftet, uppmaningen till handling, räckvidd och titel; detta börjar skapa en gemensam vision av projektet.

  • Klienten och författaren samlar det bästa tänkandet från hela laget, inte bara en person. Att samla allas kunskap och erfarenhet kan hjälpa till att skapa en effektivare vitbok snabbare.

  • Teamet avslöjar eventuella meningsskiljaktigheter tidigt, när de är mycket enklare att hantera; detta minskar risken för att någon naysaying white paper utkast senare.

Samlar alla tillsammans för att visualisera det ultimata vitboket följer en av de så kallade sju vanorna med mycket effektiva människor: "Börja med slutet i åtanke. "Och att ge alla chansen att få sitt ord i början eliminerar eventuella överraskningar och andra gissningar som kan driva ett projekt från en klippa senare.

Klienten och författaren kan schemalägga kickoff-samtalet när som helst som är meningsfullt. Faktum är att klienten ofta planerar kickoff-samtalet så snart han förbinder sig att betala insättningen.

Steg Vilka Vad
2. 1 Klient Börjar göra anteckningar på vitboken
2. 2 Klient Schemalagd konferenssamtal med författare och alla granskare
2. 3 Alla Håll konferenssamtal med alla granskare
2. 4 Klient och författare Lösa eventuella skillnader under konferenssamtal
2. 5 Klient och författare Håll anteckningar under samtal och jämför sedan efteråt Vad klienten gör för white paper kickoff

Klienten tänker på omfattningen av vitboken, inklusive syftet, publiken, smak, uppmaning till handling, nyckelord och så vidare. Därefter schemalägger kunden ett konferenssamtal med författaren och granskarna för att diskutera och bekräfta dessa uppgifter. Med alla granskare på linjen kan kunden se till att alla är på samma sida.

Om det finns några meningsskiljaktigheter under samtalet, klarar klienten taktiskt att ge dessa områden en korrekt luftning och löser dem till allas tillfredsställelse. Då ger klienten alla en sista chans att ta upp några problem när vitbokplanen cirkuleras för kommentarer under steg 3.

Både klienten och författaren håller noggranna anteckningar under samtalet. Klienten, författaren eller båda registrerar ofta samtalet om de behöver lyssna på några delar senare.

Vad författaren gör för white paper kickoff

Författaren deltar i konferenssamtalet med alla granskare som hjälper till att diskutera och lösa eventuella skillnader. Författaren tar anteckningar under samtalet och jämför sedan noterna med klienten för att bekräfta deras visningar. Författaren använder dessa anteckningar för att slutföra vitboken i steg 3.

Lösa upp skillnader under vitpapperskonferenssamtalet

Antingen kan klienten eller författaren leda telefonsamtalet. Om några meningsskiljaktigheter uppstår under konferenssamtalet är det bästa sättet att utforska dessa skillnader noggrant för att låta alla få sitt ord.

Att utveckla en gemensam konsensus är bättre än att låta en person dra rang och överbrygga alla andra. När allt kommer omkring, om en person bara kommer att fatta ensidiga beslut, vad är det första stället för konferenssamtalet? Istället, fortsätt prata och försök få alla att välja det mest förnuftiga alternativet.

Exempelvis kan försäljningschefen säga att syftet med vitboken är att generera ledningar högst upp i försäljartrakten. Men produktchefen vill att papperet ska lyfta fram produktens konkurrensfördelar och hjälpa cementförsäljningen längst ner i tratten.

Med andra ord föreslår de att de adresserar en målgrupp på en annan punkt i försäljningscykeln, vilka är så mycket olika mål att de kanske behöver två olika typer av vitt papper.

I sällsynta fall är skillnaderna mellan granskare så grundläggande att de inte kan lösas. klyftan är för stor för att bli överbryggad. I ett så sällsynt fall måste kunden och författaren räkna ut vad man ska göra nästa. Här är några möjliga alternativ:

Om endast en person har en avvikande vy, släpp den personen från granskningsgruppen och fortsätt utan honom, om möjligt.

  • Om granskarna delas upp i motsatta läger, eskalerar frågan till en högre verkställande som kan fatta beslut på vilken väg som ska gå vidare.

  • Om ingen högre verkställande är närvarande, eller om projektet är hopplöst låst, helt enkelt avbryta vitboken. Om du anställde en kontraktskribent, kan du förvänta dig att han behåller den första insättningen som en 50 procent dödsavgift, vilket är standard i branschen.