Bokhandlarens nyckelfunktioner för betalning av räkningar

Efter registrering av köptransaktioner för ett företag, Bokhållaren tar det primära ansvaret för att se till att räkningarna betalas för både varulager och inköpta varor. Vanligtvis lägger du in räkningarna till konton som betalas när de anländer, filar dem i månaden eller dagen som ska betalas och betalar dem när de är förfallen.

Det finns fem nyckelfunktioner för betalning av räkningarna:

  • Inmatning av räkningarna i bokföringssystemet

  • Förbereda kontrollerna för att betala räkningarna

  • Signera kontrollerna

  • Skicka ut betalningen till försäljarna

  • Avstämma kontrollkontot

En person borde inte vara ansvarig för alla dessa uppgifter. Faktum är att personen som kommer in i räkningarna i bokföringssystemet och förbereder kontrollerna aldrig borde vara den som har befogenhet att underteckna kontrollerna.

För att vara ännu mer försiktig med kontanter, är det en bra idé att få en tredje person att granska kontrollerna mot de förfallna räkningarna och faktiskt skicka de underskrivna checkarna till leverantörerna. Genom att skilja dessa uppgifter minimerar du risken för att affärsmedlemmar missbrukas.

En nyckelfunktion med betalningsskyldighet är att hålla reda på eventuella rabatter som ditt företag kan ta. Till exempel kan ett företag ibland erbjuda en rabatt på 2 procent på en faktura om den betalas inom 10 dagar och förvänta sig full betalning mellan 10 dagar och 30 dagar. Det kan vara en sen straff på 1,5 procent av räntorna för betalningar som erhållits efter 30 dagar. Kontot Payable kontorist bör organisera räkningarna att betala dem i tid för att dra nytta av rabatten och spara hans företag pengar.