Redovisning för kanadensare för dummies fuskblad

Varje företag och ideell enhet behöver ett tillförlitligt bokföringssystem för att underlätta den dagliga verksamheten och förbereda bokslut, avkastning och interna rapporter till chefer. Detta Cheat-ark ger en snabb och enkel introduktion till de viktigaste funktionerna och ansvarsområdena för bokföringsavdelningen i alla organisationer.

Vad gör en revisor?

De flesta människor inser inte vikten av bokföringsavdelningen för att hålla ett företag som verkar utan hitches och förseningar. Det beror förmodligen på att revisorer övervakar många av backofficefunktionerna i ett företag - i motsats till försäljningen, till exempel, vilken är främjandeaktivitet, ute i öppen och i brandsläckan. Gå in i någon butik, och du är i tjock av försäljningsaktiviteter. Men har du någonsin sett ett företags bokföringsavdelning i aktion?

Följande lista ger dig en ganska klar uppfattning om de kontorsfunktioner som revisorerna utför:

  • Lön: Den totala lönen som varje anställd tjänar varje löptid, vilket kallas bruttolön eller bruttoinkomst, måste beräknas. Baserat på detaljerad privat information i personalfiler och resultatberättigad information måste de korrekta beloppen för inkomstskatter och flera andra avdrag från bruttolön bestämmas.

    Stubbar, som rapporterar olika uppgifter, produceras varje löneperiod och ges till arbetstagaren. De totala mängderna av innehavna inkomstskatter, Kanada eller Quebec pensionsplaner och anställningsförsäkringspremier som åläggs arbetstagaren och arbetsgivaren måste betalas till federal eller provinsiell regering i tid. Pension, semester, sjukpenning och andra förmåner som anställda tjänar måste uppdateras varje löneperiod.

    Lön är en komplex och kritisk funktion som redovisningsavdelningen utför. Många företag lägger ut lönefunktioner till företag eller banker som specialiserar sig på detta område.

  • Kontantinkomster: Alla pengar som tas emot från försäljningen och från alla andra källor måste identifieras och registreras noggrant, inte bara i kassakontot utan även på lämpligt konto för källan till mottagna pengar. Bokföringsavdelningen ser till att kontanterna deponeras i lämpliga affärskontrollkonton och att verksamheten håller en tillräcklig mängd mynt och valuta till hands för att göra förändringar för kunderna.

    Revisorer balanserar företagets checkbook och kontrollerar tillgången till inkommande kassaflöden.I större organisationer kan kassören vara ansvarig för några av dessa kassaflödes- och kassahanteringsfunktioner.

  • Kontantbetalningar (utbetalningar): Ett företag skriver många kontroller under ett år. Bokföringsavdelningen förbereder alla dessa kontroller för underskrifter av de affärsförvaltare som är behöriga att underteckna kontroller. Bokföringsavdelningen håller alla stödjande affärsdokument och filer att veta när kontrollerna ska betalas, se till att beloppet som ska betalas är korrekt och vidarebefordrar kontrollerna för underskrift.

  • Upphandling och lager: Revisorer är vanligtvis ansvariga för att hålla reda på alla inköpsorder som har placerats för lager (produkter som ska säljas av verksamheten) och alla andra tillgångar och tjänster som affären köper. Ett typiskt företag gör många inköp under ett år, många av dem på kredit. Detta ansvarsområde inkluderar att hålla filer på alla skulder som uppkommer genom köp på kredit så att kontantbetalningar behandlas i tid.

    Redovisningsavdelningen håller också detaljerade register över alla produkter som verksamheten håller till försäljning och när produkterna säljs registreras kostnaden för de sålda varorna.

  • Fastighetsredovisning: Ett typiskt företag äger många olika väsentliga långfristiga tillgångar som kallas fastigheter, anläggningar och utrustning - inklusive kontorsmöbler och utrustning, butikskonstruktioner, datorer, maskiner och verktyg, fordon (bilar och lastbilar) , byggnader och mark.

    Bortsett från relativt låga kostnader, upprätthåller ett företag detaljerade register över sin egendom, både för att kontrollera användningen av tillgångarna och för att bestämma lämplig avskrivning för redovisning och skattberäkningar. Bokföringsavdelningen förvarar dessa fastighetsregister.

Transaktioner och balansräkningar i redovisning

En balansräkning är en ögonblicksbild av ett företags finansiella ställning i en omedelbar tid - det viktigaste ögonblicket i slutet av den sista dagen i resultaträkningsperioden . Balansräkningen är till skillnad från inkomst- och kassaflödesanalyserna, vilken rapport strömmar över en tidsperiod. I balansräkningen redovisas saldon (belopp) av ett företags tillgångar, skulder och eget kapital omedelbart i tid.

Notera de två helt olika betydelserna av termen balans. Som används i balansräkningen hänvisar termen till de två motsatta sidorna av ett företag - totala tillgångar på den ena sidan och totala skulder och eget kapital på andra sidan, som en skala med lika vikt på båda sidor. Däremot avser saldot på ett konto (tillgång, skuld, eget kapital, intäkter och kostnader) beloppet i kontot efter att inspelningen ökar och minskar i kontot - nettobeloppet när alla tillägg och subtraheringar har angetts.

Verksamhetens verksamhet eller transaktioner faller i tre grundläggande typer:

  • Verksamhetsverksamhet: Denna kategori avser att göra försäljnings- och utgifter, och inkluderar även de allierade transaktionerna som ingår i att göra försäljning och kostnader för kostnader.Ett företag registrerar exempelvis försäljningsintäkter när försäljningen görs på kredit, och sedan registrerar kontanter samlingar från kunder. Tänk på att termen operativ verksamhet inkluderar de allierade transaktioner som föregår eller följer efter registrering av försäljnings- och kostnadstransaktioner.

  • Investeringsverksamhet: Denna term avser investeringar i långfristiga tillgångar och (så småningom) avyttring av tillgångarna när verksamheten inte längre behöver dem. De primära exemplen på investeringsverksamhet för företag som säljer produkter och tjänster är investeringar, vilka är de belopp som används för att modernisera, expandera och ersätta de långsiktiga rörelsevärdena i ett företag.

  • Finansieringsverksamhet: Dessa aktiviteter innefattar att säkra pengar från skulder och kapitalkapitalkällor, returkapital till dessa källor och göra utdelningar från vinst till ägare. Observera att fördelning av vinst till ägare behandlas som en finansieringstransaktion, inte som en separat kategori.

En revisor kan när som helst utarbeta en balansräkning som en chef vill veta hur sakerna står ekonomiskt. Vissa företag - särskilt finansiella institut som banker, fonder och värdepappersmäklare - behöver balansräkningar i slutet av varje dag för att spåra deras dagliga finansiella situation.

För de flesta företag utarbetas dock balansräkningar endast i slutet av varje månad, kvart och år. En balansräkning är alltid upprättad vid avslutande av verksamheten på sista dagen i vinstperioden. Med andra ord bör balansräkningen överensstämma med resultaträkningen.

Bokföringens grundläggande steg

Bokföring kan göras enklare om du följer en logisk uppsättning steg. Här är tre grundläggande begrepp som kan hjälpa till att hålla saker i ordning när man hanterar böckerna för ett företag.

  1. Förbered källdokument för alla transaktioner, transaktioner och andra affärshändelser. källdokument är utgångspunkten i bokföringsprocessen.

    Vid köp av produkter får ett företag en inköpsfaktura från leverantören. Vid upplåning av pengar från banken tecknar ett företag ett kreditkort, en kopia av vilken verksamheten håller. När en kund använder ett kreditkort för att köpa företagets produkt, får företaget kreditkortet som bevis på transaktionen. Vid beredning av lönecheckar beror ett företag på lönestöd och tidskort.

    Alla dessa nyckelformulär utgör informationskällor i bokföringssystemet - det vill säga information som bokhållaren använder för att registrera de ekonomiska effekterna av verksamheten.

  2. Bestäm och ange i källdokumentet de ekonomiska effekterna av transaktionerna och andra affärshändelser.

    Transaktioner har finansiella effekter som måste registreras - verksamheten är bättre, sämre av eller åtminstone "annorlunda" som ett resultat av sina transaktioner. Exempel på typiska affärstransaktioner är att betala medarbetare, göra försäljning till kunder, låna pengar från banken och köpa produkter att sälja till kunder.

    Bokföringsprocessen börjar genom att bestämma relevant information om varje transaktion. Verksamhetscheferna fastställer regler och metoder för att mäta transaktionernas ekonomiska effekter. Naturligtvis bör bokföraren följa dessa regler och metoder.

  3. Gör ursprungliga inmatningar av ekonomiska effekter i tidskrifter och konton, med lämpliga referenser till källdokument.

    Med hjälp av källdokumentet för varje transaktion gör bokföraren första eller ursprungliga inmatningen i en journal och sedan till företagets konton. Endast det officiella, fastställda kontoplanet ska användas vid registrering av transaktioner.

    En journal är en kronologisk rekord av transaktioner i den ordning som de förekommer - som en mycket detaljerad personlig dagbok. Däremot är ett konto en separat post, eller en sida som den var för varje tillgång, varje ansvar, och så vidare. En transaktion påverkar två eller flera konton. Journalposten registrerar hela transaktionen på ett ställe; sedan registreras varje bit i de två eller flera kontona som påverkas av transaktionen.

    Att skriva transaktionsuppgifter korrekt och i tid är kritiskt viktigt. Förekomsten av datainmatningsfel var en viktig orsak till att de flesta återförsäljare började använda kassaapparater som läser streckkodsinformation om produkter, vilket mer noggrant fångar nödvändig information och påskyndar datainmatningen.

  4. Utför procedurer i slutet av perioden - de kritiska stegen för att få redovisningsuppgifterna aktuella och redo för utarbetande av bokslutsrapporter, avkastning och bokslut.

    En period är en tidsperiod - från en dag till en månad till ett kvartal (tre månader) till ett år - som bestäms av företagets behov. Ett år är den längsta tiden som ett företag skulle vänta med att upprätta sina finansiella rapporter. De flesta företag behöver redovisningsrapporter och bokslut i slutet av kvartalet, och många behöver månadsrapporter.

  5. Kompilera det justerade försöksbalansen för revisorn, som är grunden för att förbereda rapporter, avkastning och bokslut.

    När alla slutdatumsförfaranden har slutförts sammanställer bokföraren en fullständig lista över alla konton, som kallas den korrigerade försöksbalansen. Modestabila företag upprätthåller hundratals konton för sina olika tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader.

    Större företag behåller tusentals konton, och mycket stora företag kan hålla mer än 10 000 konton. Däremot innehåller externa bokslut, avkastning och interna redovisningsrapporter till chefer ett relativt litet antal konton. Exempelvis rapporterar en typisk extern balansräkning endast 25 till 30 konton (kanske ännu färre), och en typisk inkomstskatt innehåller ett relativt litet antal konton.

    Revisorn tar det korrigerade försöksbalansen och grupperar liknande konton i ett sammanfattningsbelopp som redovisas i en finansiell rapport eller avkastning.Till exempel kan ett företag hålla hundratals separata lagerkonton, varav en är listad i den justerade försöksbalansen. Revisorn kollapsar alla dessa konton i ett sammanfattande lagerkonto som presenteras i företagets externa balansräkning. I samband med redovisningen ska revisorn följa fastställda redovisningsstandarder och krav på inkomstskatt.

  6. Stäng böckerna - ta bokföringen för räkenskapsåret precis till slutet och få saker redo att börja bokföringsprocessen för det kommande räkenskapsåret.

    Böcker är den gemensamma termen för ett företags fullständiga uppsättning konton. En affärs transaktioner är en ständig ström av aktiviteter som inte slutar tidigt på årets sista dag, vilket kan göra förberedelserna för finansiella rapporter och utgiftsdeklarationer utmanande. Verksamheten måste rita en tydlig avgränsning mellan verksamheten för året (12-månaders bokslutstid) slutade och året ändå att komma genom att stänga böckerna för ett år och börja med nya böcker för nästa år.