10 Redovisnings tips för chefer

Hur kan bokföring hjälpa till med att göra är du en bättre affärschef? Det är bottom-line-frågan, och bottenlinjen är det bästa stället att börja. Redovisning ger den ekonomiska informationen du behöver för att göra bra vinstbeslut - och det hindrar dig från att kasta fram gut-nivåbeslut som känns rätt men inte hålla vatten efter due diligence-analys. Redovisning ger också kassaflödet och den ekonomiska informationen du behöver.

Räckvidd och raka i vinst

Nästan varje företag har fasta kostnader . Dessa är driftskostnader som är inlåsta för året och förbli densamma om årlig försäljning ligger på 100 procent eller under hälften av din kapacitet. Fasta kostnader är en dödvikt på ett företag. För att göra vinst måste du först komma över din fasta kostnader. Hur gör du det här? Självklart måste du göra försäljning. Varje försäljning medför en viss mängd marginal, vilket motsvarar intäkterna minus försäljningsvariabelkostnaderna. (Om din försäljning inte genererar margin, har du djupa problem.)

Säg att du säljer en produkt för $ 100. Ditt köp (eller tillverkning) kostnad per enhet är $ 60, vilken revisorer kallar kostnad för sålda varor. Din rörliga kostnad för att sälja objektet lägger till upp till $ 15, inklusive försäljningskommission och fraktkostnad. Således är din marginal på försäljningen $ 25: $ 100 försäljningspris - $ 60 produktkostnad - $ 15 variabelkostnad = $ 25 margin. Margin är före räntekostnader och inkomstskattskostnader och innan fasta kostnader för perioden beaktas.

Nästa steg är att bestämma din årliga breakeven-punkt. Breakeven avser försäljningsintäkterna du behöver för att bara återhämta dina fasta driftskostnader. Dessa kostnader ger utrymme, faciliteter och personer som är nödvändiga för att göra försäljning och tjäna vinst. Säg att din årliga totala fasta driftskostnader är $ 2. 5 miljoner. Om du tjänar 25 procent av den genomsnittliga marginalen på försäljningen, så behöver du $ 10 miljoner i årsomsättningen: $ 10 miljoner × 25 procent marginal = $ 2. 5 miljoner marginal. På denna försäljningsnivå är marginal lika med fasta kostnader och din vinst är noll (du bryter jämnt).

Innan försäljningen når 10 miljoner dollar, är du i förlustzonen. När du har passerat över breakeven-punkten skriver du in vinstzonen. Varje ytterligare $ 1 miljon försäljning över breakeven ger $ 250 000 vinst. Antag att din årliga omsättning är 4 miljoner dollar överstigande din breakeven-poäng. Din vinst (vinst före ränta och inkomstskatt) är $ 1. 0 miljoner: 4 miljoner dollar försäljning över breakeven × 25 procent marginalförhållande = 1 miljon dollar vinst).Den viktigaste lektionen är att efter att du har kollat ​​över tröskeln för breakeven går din marginal helt mot vinst.

Ange försäljningspriserna rätt

En affärschef bör självklart kontrollera kostnaderna - det säger sig självklart. Men hemligheten för vinst är att både försäljningen och tjänar en tillräcklig marginal på försäljningsintäkterna. (Kom ihåg att marginalen är lika med försäljningspriset, minus alla variabla kostnader för försäljningen.) Intern rapportering till chefer bör separera rörliga och fasta kostnader, så chefen kan fokusera på marginalen (även om de vanligtvis inte, tyvärr).

I exemplet ovan ger dina försäljningspriser 25 procent av försäljningsomgången. Med andra ord genererar $ 100 av försäljningsintäkterna $ 25 margin (efter avdrag för kostnaden för produkt som säljs och rörliga kostnader för försäljning). Därför är 16 miljoner dollar i försäljningsintäkter, till exempel , ger en marginal på 4 miljoner dollar. Marginalen på 4 miljoner dollar täcker dina $ 2, 5 miljoner i fasta kostnader och ger $ 1, 5 miljoner vinst (före ränta och inkomstskatt).

Ett alternativt scenario visar vikten av att säljpriserna är tillräckligt höga för att tjäna en tillräcklig marginal. Antag att du hade satt försäljningspriserna 5 procent lägre. Din marginal skulle därför vara $ 5 lägre per 100 kronor av försäljningen. Istället för 25 procent av marginalen på försäljningen skulle du tjäna bara 20 procent av marginalen på försäljningen. lägre marginalförhållande skadad vinst?

På 16 miljoner dollar årsomsättning skulle din marginal vara 3 $. 2 miljoner ($ 16 miljoner försäljning × 20 procent marginalförhållande = $ 3. 2 miljoner marginal). Avdragande $ 2. 5 miljoner fasta kostnader för året lämnar endast 700 000 dollar vinst. Jämfört med din $ 1. 5 miljoner vinst vid 25 procent marginalförhållandet, är vinsten på 700 000 dollar till de lägre försäljningspriserna mindre än hälften. Poängen med den här historien är att här medför 5 procent lägre försäljningspris 53 procent lägre vinst!

Förvirra inte vinst och kassaflöde

För att ta reda på om du har gjort en vinst eller haft en förlust för året, tittar du längst ner i din P & L-rapport. Men du måste förstå att den nedersta raden anger inte kontantflöde. Antag aldrig någonsin att vinst ökar likvida medel. Att göra ett sådant antagande visar att du är en rankad amatör.

Kassaflödet kan vara betydligt högre än vinst på vinsten eller betydligt lägre. Kassaflödet kan vara negativt även när du tjänar en vinst, och kassaflödet kan vara positivt även när du har en förlust. Det finns ingen naturlig korrelation mellan vinst och kassaflöde.

Revisorer gör ett elaktigt jobb för att förklara och rapportera kassaflöde från vinst. De kallar inte ens det kassaflöde från vinst; snarare hänvisar de till det som kassaflöde från den löpande verksamheten. Så hur kommer du från resultatbasen i resultaträkningen (P & L-rapport) till kassaflödet från vinsten? Du kan försöka läsa den första delen av kassaflödesanalysen. Lycka till med det. Kassaflödesanalysens första del är skrivet av revisorer för revisorer.

Om du är en upptagen chef, kalkylera din kassaflödesanalys till tre huvudfaktorer som medför att kassaflödet blir högre eller lägre än periodens resultat:

  • Avskrivningar (plus avskrivningar) är inte kontanter utlägg i den period det är registrerat, så lägg till detta belopp till nettoomsättning på grundlinjen.
  • Gruppera de tre omsättningstillgångarna: kundfordringar, lager och förutbetalda kostnader. Om den totala förändringen av dessa tre tillgångar är en ökning, drar du av beloppet från den nedersta nettoinkomsten. Om det är en minskning, lägg till beloppet.
  • Koncernens nuvarande rörelseskulder: leverantörsskulder, upplupna kostnader och betalningsskatt. Om den totala förändringen av dessa tre tillgångar är en ökning, lägg till beloppet till den nedersta nettoinkomsten. Om det är en minskning, dra av beloppet.

Kall skott på redovisningsprinciper

Mätning av vinst och sätta värden på tillgångar och skulder sänker sig till att välja mellan konservativa redovisningsmetoder och mer optimistiska metoder. Konservativa metoder registrerar vinst senare snarare än tidigare; optimistiska metoder registrerar vinst snarare snarare än senare. Det är en "betala mig nu eller betala mig senare" val.

Bli involverad i att ställa in ditt företags redovisningsprinciper. Företagsledare bör ta hand om bokföringsbeslut precis som de tar hand om marknadsföring och andra viktiga aktiviteter i verksamheten. Utsätt inte din revisor för att välja bokföringsmetoder för att mäta försäljningsintäkter och kostnader. De bästa redovisningsmetoderna är de som passar bäst med dina verksamhetsmetoder och strategier för ditt företag.

Budget väl och klokt

Budgeting tvingar dig att fokusera på faktorerna för att förbättra vinst och kassaflöde. Det är alltid en bra idé att se fram emot det kommande året. Om inget annat, åtminstone koppla in siffrorna i din vinstrapport för försäljningsvolym, försäljningspriser, produktkostnader och andra utgifter och se hur din prognostiserade vinst söker efter det kommande året. Det kanske inte ser bra ut, i vilket fall måste du planera hur du ska göra bättre.

P & L-budgeten ligger i sin tur till grunden för förändringar i dina tillgångar och skulder som drivs av försäljningsintäkter och kostnader. Din vinstbudget bör sväva med dina tillgångar och skulderbudget och med ditt kassaflödesbudget. Denna information är till stor nytta när det gäller planeringen för det kommande året, med särskild inriktning på hur mycket kassaflöde från vinsten kommer att realiseras och hur mycket kapitalutgifter som krävs, vilket i sin tur leder till hur mycket extra kapital du måste höja och hur mycket kontantfördelning från vinst du kommer att kunna göra.

Behöva den bokföringsinformation du vill ha

Du bör identifiera de handfulla kritiska faktorerna som du behöver hålla ögonen på. Insistera på att dina interna redovisningsrapporter lyfter fram dessa faktorer. Bara du, affärschefen, kan identifiera de viktigaste numren som du måste titta noga på för att veta hur det går.

Din revisor kan inte läsa ditt sinne. Om dina vanliga redovisningsrapporter inte innehåller de exakta typerna av information du behöver, sitta ner med din revisor och stav i detalj vad du vill veta. Ta inte nej för ett svar.

Här finns några typer av bokföringsinformation som alltid ska finnas på din radar:

  • Försäljningsvolymer
  • Marginaler
  • Fasta kostnader
  • Förfallna kundfordringar
  • Långsamma inventarier

Tryck in i din CPAs sakkunskap

Som du vet kommer en CPA att göra en granskning av din finansiella rapport; Detta är CPA: s traditionella krav på berömmelse.Och CPA kommer att hjälpa till med att förbereda din inkomstskatt.

När du gör granskningen kan din CPA hitta allvarliga problem med dina bokföringsmetoder och kalla dem till din uppmärksamhet. CPA-revisorn kommer också att påpeka allvarliga brister i dina interna kontroller. Och det är självklart att din CPA kan ge dig värdefulla inkomstskatterådgivning och vägleda dig genom labyrinten i federala och statliga inkomstskatter och förordningar.

Du bör också överväga att utnyttja andra tjänster som en CPA har att erbjuda. En CPA kan hjälpa dig att välja, implementera och uppdatera ett datorbaserat bokföringssystem som passar bäst för ditt företag och kan ge expertråd om många redovisningsfrågor, till exempel kostnadsallokeringsmetoder. En CPA kan göra en kritisk analys av de interna redovisningsrapporterna till chefer i ditt företag och föreslå förbättringar i dessa rapporter.

En CPA har erfarenhet av ett brett utbud av företag och kan rekommendera bästa praxis för ditt företag. Om det behövs kan CPA fungera som ett expertvittne på dina vägnar i rättegångar. En CPA kan också ackrediteras i företagsvärdering, finansiell rådgivning och rättsmedicin, som är specialiseringar sponsrade av American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Du måste vara försiktig med att de konsulttjänster som tillhandahålls av din CPA inte strider mot CPA: s oberoende som krävs för att granska din finansiella rapport. Om det finns en konflikt bör du använda en CPA för att granska din finansiella rapport och en annan CPA för konsulttjänster.

Kritiskt granska dina kontroller över anställdas oärlighet och bedrägeri

Varje företag står inför hot mot oärlighet och bedrägerier - inifrån och från. Din knä-jerk reaktion kan vara att det här inte skulle kunna gå under din näsa i ditt eget företag.

Förebyggande av bedrägeri börjar med att upprätta och genomdriva goda internkontroller. När du granskar din ekonomiska rapport utvärderar CPA dina interna kontroller. CPA kommer att rapportera till dig några allvarliga brister. Även med goda interna kontroller och regelbundna revisioner bör du överväga att ringa in en expert för att bedöma din sårbarhet mot bedrägerier och för att avgöra om det finns bevis för att bedrägerier pågår.

Låna en hand i att förbereda dina finansiella rapporter

Många företagsledare tittar på att förbereda årsredovisningen för verksamheten som de ser på sin årliga inkomstskatt - det är en uppgift som bäst överlämnas till revisorn. Detta är ett misstag. Du bör delta aktivt i utarbetandet av årsredovisningen. Du bör noga tänka på vad du ska säga i brevet till aktieägare som följer med bokslutet. Du bör också hjälpa till att skapa fotnoter till bokslutet. Årsredovisningen är ett bra tillfälle att berätta om en övertygande historia om verksamheten.

Ägaren / chefen, verkställande direktören eller verkställande direktören för verksamheten har det yttersta ansvaret för den finansiella rapporten. Naturligtvis bör din ekonomiska rapport inte vara bedräglig och medvetet vilseledande; Om det är, kan du och förmodligen bli stämd.Men utöver det uppskattar långivare och investerare en uppriktig och ärlig diskussion om hur verksamheten gjorde, inklusive dess problem och dess framgångar.

Tala om dina årsredovisningar som proffs> Vid flera tillfällen måste en affärschef diskutera sin bokslut med andra. Du bör komma överens som mycket kunnig och vara mycket övertygande i vad du säger. Att inte förstå dina egna bokslut inspirerar inte förtroendet. Vid många tillfällen, inklusive följande, är ditt bokslut centralt och du förväntas tala över dem övertygande:

Ansök om ett lån

  • Prata med personer eller andra företag som kan vara intresserade av att köpa din affärsverksamhet
  • Hantering av pressen
  • Hantering av fackföreningar eller andra anställningsgrupper vid fastställande av löne- och förmånspaket
  • Förklara vinstdelningsprogrammet för dina anställda
  • Att värdera ägarintresse för skilsmässa eller egendom skattemässiga ändamål
  • Redovisning av finansiella rapporter till nationella branschorganisationer
  • Presentation av årsredovisningen före årsstämman